propuesta de Bayron y Fani

El Negrito, Yoro 31 de agosto de 2011

Nombre del Proyecto: “MAGIC RUNTINME”

Analistas y Programadores:

èBayron Santiago Reyes Cruz

èFany Yoleny Elvir Díaz

           

Respetable Lcdo.: Francisco León por este medio estamos  presentando de forma formal la propuesta de un sistema computarizado y moderno para su Mini Súper el Preferido  ya que no cuenta con este tipo de sistema.

Con esta propuesta pretendemos  mejorar y facilitar la forma de manejo de su empresa y de esta forma aumentar los ingresos de la misma ya que se llevara un control más minucioso y detallado de las actividades de la empresa.

Esperamos   pronto su  respuesta.

SOFTWARE ADMINISTRADOR DE REJISTROS “MAGIC RUNTINME”

 

Analistas y Programadores:

Bayron Santiago Reyes Cruz

Fany Yoleny Elvir Díaz

Nombre de la Empresa:

 Mini Súper  el Preferido

Presentado a:

                           Francisco león

                             Lugar y fecha:

                              El negrito Yoro. 31_09_11

Resumen Ejecutivo

 (SOFTWARE ADMINISTRADOR) “MAGIC RUNTINME”

Analista y Programador: Bayron  Santiago Reyes Cruz

Fany Yoleny Elvir Díaz

1.      Nombre del proyecto: Software Administrador (“MAGIC RUNTINME”), Mini Súper el Preferido.

2.      Ubicación:   Está ubicado en el Municipio del Negrito Yoro frente al Parque Central.

3.      Información de contacto: Mini Súper  el Preferido.

4.      Producto o Servicio: Venta de enceres y alimentos.

5.      Clientes:   Son los Hogares, Industrias, Centros Públicos, del sector urbano, rural del Negrito Yoro y alrededores.

El proyecto hoy propuesto es un sistema sencillo pero muy eficaz para llevar el control de la información generada en la empresa este proyecto de ser aprobado por usted, se pondrá en marcha a partir del día en que usted lo decida ya que ya  está  a su disposición.

Esta propuesta se dio por la razón que la empresa necesita de un sistema ya que la generación de información es mucha y no se puede llevar el control adecuado y preciso de la información como ser egresos e ingresos de la empresa.

El Proyecto consiste en usar un sistema computarizado para manejar la empresa y no hacerlo de forma manual como está actualmente este proyecto constara de la computadora de caja se encargara de los datos de la venta y se guardaran automáticamente en el servidor dedicado y de administración y la computadora de administración llevara el control de las compras, las ventas, los proveedores, los empleados y otras actividades que surjan. El costo de este proyecto dependerá en gran parte de la disposición de capital de la empresa pero un  aproximado del costo sería de 30,000 lempiras.

Alguna de las ventajas de la implementación del sistema:

1.      Calculo automático de los resultados de las ventas

2.      Mejor manejo de la información.

3.      Manejo de forma clara y ordenada de la información esto proporcionara una mejor visualización de los datos.

4.      Invertir menos cantidad de horas en escribir en los libros las operaciones diarias de la empresa.

5.      Mejor atención a los clientes.

Estado actual: El Mini Súper cuenta actualmente con un sistema que no cumple con las expectativas, administrativas de la empresa.

En la propuesta de este sistema cuyo objetivo es mejorar el control d la empresa en cuanto a sus egresos e ingresos y los datos del personal de la empresa  saber la existencia del producto  con el que cuenta la empresa y el producto que ha salido de la empresa.

El sistema también le ayudara a llevar el control de los productos que se tienen en  existencias  de las ventas  totales.

En dicha empresa utilizan los métodos del cuestionario  y la observación le propongo el cambio de su sistema actual para mejorar  su control de egresos e ingresos.

Recomendaciones

·        Aceptar la propuesta  de implementar otro sistema  en esta empresa.

·        Extender el sistema  ósea agregarle otras computadoras.

·        Un nuevo sistema traerá mejores beneficios  a la empresa.

·        Acercar la propuesta de implementar el sistema “MAGIC RUNTINME” ya que es un sistema computarizado y aumentaría los beneficios y reduciría los costos de dicha empresa.

·        Facilitar el trabajo del personal de la empresa.

·        Hacer más fácil las compras por el usuario.

·        Realizar más fácil Las ventas.

·        Ahorrar el tiempo al cajero(a) al momento de vender los productos.

·        Las razones por las cuales se debe tomar en cuenta estas recomendaciones son para mejorar el funcionamiento de la empresa.

·        Y el control de sus ventas de una forma más rápida y actualizada.

Propuesta del Sistema:

Los analistas de sistemas miembros del IPFM., basados en los sistemas evolutivos de la sociedad y en la importancia del buen manejo de los recursos y el cuidado de los recursos informáticos, presenta esta propuesta creada por un analista de nuestra empresa, cuyo proyecto se basa en administrador virtual, el cual logrará administrar tareas administrativas, funciones y labores preprogramadas por el gerente o administrador de la empresa; teniendo la tranquilidad de que el funcionamiento de la empresa será adecuado y factible y que permitirá el crecimiento de la empresa.

Por otra parte, el cliente obtiene ganancias en el tiempo y genera ahorros en los costos de los recursos de personal con sólo realizar un mínimo esfuerzo, esto quiere decir, que no necesita contratar a una o varias personas que constantemente estén supervisando y llevando el control de la información, y con este sistema usted podrá  supervisa todo y sólo necesita de un click para lograrlo.

La  propuesta está basa en un sistema controlado y definido por el usuario, el cliente por ejemplo decide que ventanas o que proceso desea activar cuando se encuentre al frente de la administración de la empresa. El sistema consta de un servidor dedicado al almacenamiento de la información de las operaciones diarias de la empresa, además de una computadora encargada únicamente a lo que es factorización, compra y venta de producto.

Se recomienda las siguientes características para el uso óptimo del sistema:
Utilizar la restauración del sistema dado el caso de alguna des configuración del software a utilizar y sus componentes.

Lineamiento que se utilizaron para la investigación y análisis del sistema propuesto:

Para la investigación del funcionamiento y la estructura de la empresa utilizamos el método de la entrevista de preguntas abiertas para reunir datos de gran relevancia al momento de la elaboración del análisis de sistema.

Se estudió todas las actividades y operaciones relacionadas con la empresa como ser: Producto, Ventas, Compras, Empleados, Acreedores., Tipo pago acreedor, Producto acreditado

Se estudió porque la empresa requiere de un sistema computarizado y moderno para llevar el control de sus actividades ya que se hace muy difícil llevar el control de todas estas actividades en libros, además requiere de mucho tiempo que es valioso que puede ser aprovechado en otras actividades administrativas y de dirigencia

Actividades:

1.     Entrevista.

2.     Investigación.

3.     Pre-Análisis.

4.     Análisis Formal.

5.     Elaboración de propuesta.

6.     Informe.

7.     Presentación de las repuestas.

Entrevista

PERSONAL ADMINISTRATIVO: 2 EMPLEADOS

1-      ¿Cómo considera que es el funcionamiento actual del Sistema?

Al principio comenzó a cubrir las necesidades que manteníamos aquí, pero conforme hemos ido creciendo,  tenemos la necesidad de ir automatizando muchas operaciones y eso hace llegar a la necesidad de una mejor herramienta para la administración.

2-      ¿De lo que usted se encarga o maneja en este departamento que operaciones le gustaría mejorar o automatizar con un sistema de cómputo?

Primeramente me gustaría tener un programa que me pueda dar información del personal con el que trabajamos aquí, en números somos pocos los empleados pero el realizar una planilla quincenal, al realizarla se invierte mucho tiempo, tiempo que se podría invertir  en otras ocupaciones o pendientes, con el mismo tema de las planillas hay ocasiones que los dueños piden reportes de antigüedad o alguna consulta en especial con X o Y empleado y hacerlo es también una inversión de tiempo innecesario.

Actualmente el contador del mini súper nos solicita semanalmente reportes de compras de productos, de ventas, gastos de la semana etc., eso implica estar posteando a un archivo de Excel toda esa información que nos pide y se complica más cuando desea hacernos una consulta en especial.

No tenemos buen manejo del inventario de la bodega o del producto que está en tránsito (góndolas o estantes), siempre estamos dependiendo de los cálculos o datos que nos proporcionan los muchachos que están a cargo de la bodega.

Contamos con serios problemas con las cajas, ya que el programa actual no es tan flexible para trabajar, porque cada uno de ellos almacena información localmente no existe una red entre los sistemas, si necesitamos hacer una consulta de alguna venta o algún problema no se puede hacer desde aquí, tenemos que ir a la máquina que ocasiono el problema.

Si fuera posible mantener o alimentar y lo mejor relacionar información de los proveedores con nuestras órdenes de compra y alguna cartera de clientes que nos solicitan crédito.

PERSONAL DE BODEGA: 3 EMPLEADOS

1-      ¿Cuál es el proceso normal, cuando reciben producto?

Es fácil, primeramente nos dan la factura y nosotros  corroboramos que estén entregando el producto que es con las cantidades solicitadas, por ultimo pasamos a colocar los productos en estantes ubicados acá en la bodega.

2-      ¿Cuándo les solicitan el valor de existencia de algún producto, cual es el proceso a seguir?

Pues, como ya sabemos las cantidades que contiene la caja o empaque en que viene simplemente contamos, y ya, pasamos ese dato a quien lo solicite.

3-      Cuando hacen inventario, ¿Hay un proceso a seguir y cuál es?

Claro, básicamente se ordena y contamos para actualizar unos reportes que traen de la administración.

4-      ¿Existe algún limite, como hacen para no quedar sin X o Y producto?

Normalmente ese dato lo manejan desde la administración ellos se mantienen vigilando que tan rápido se está moviendo el producto, eso influye la temporada como también hay productos que constantemente se están moviendo.

5-      ¿Qué procesos se les dificulta realizar?, Explique.

Muchas veces ellos quieren saber existencias de productos por proveedores, también cuando se compró por última vez un producto. Con el primer caso siempre nos toca buscar por todos lados de la bodega para contar, porque no existe un orden por proveedor en la bodega, y con el segundo caso nos toca revisar las facturas que dejan los proveedores y buscar esa factura que ellos solicitan.

PERSONAL DE CAJEROS (AS): 2 EMPLEADOS

1-      ¿Cómo considera el funcionamiento actual del sistema?

Falla mucho, no sabemos si son las maquinas o el programa en sí.

Los que pasamos en caja, consideramos que los reportes son un poco extraños de leer o de entender, incluso hemos llegado a crear que lo cálculos o información que brindan es errónea.

He visto el sistema de otros Mini súper y considero que es feo, no muy agraciado a la vista.

Cuando uno es nuevo, le cuesta bastante entenderle.

2-      En su uso con el sistema actual, ¿Cuáles son los procedimientos que considera deben mejorar?

Este Mini súper trabaja bastante con clientes que sacan al crédito, y cuando ellos se acercan a las cajas tenemos que hacer la transacción en otra ventana porque en la misma es imposible, eso quita tiempo y tiende a confundir.

Hay veces que al cliente se le devuelve el dinero por algún problema con él un producto, este sistema no tiene forma de cómo realizarlas.

Si se pudiera agregar al procedimiento para ayudarnos a contar más rápido el dinero, así como un desglose de moneda.

Como anteriormente le platique falla bastante no sabemos si por la maquina o porque realmente el sistema no sirve, pero si es por el sistema que sea más estable.

Resultados Detallados:

Los resultados del análisis de la empresa ha mostrado de forma contundente la necesidad de la aplicación de este método de control de información ya que es una empresa grande de difícil manejo, pero con la creación del sistema  la empresa dará mejores resultados y mejor acceso al registro y administración de los productos para la venta diaria.

Ya que el sistema actual no realiza el control adecuado de empleados ni productos agresados a la empresa, ni acreedores, también no se lleva un control de existencia actualizado

 Por ello se propone este nuevo sistema  para facilitar en lo mayor posible el tratamiento automático de la información generada por esta empresa.

ALTERNATIVA

El sistema se basa en administrador virtual, el cual logrará administrar tareas administrativas, funciones y labores preprogramadas por el gerente o administrador de la empresa; teniendo la tranquilidad de que el funcionamiento de la empresa será adecuado y factible y que permitirá el crecimiento de la empresa.

Por otra parte, el cliente obtiene ganancias en el tiempo y genera ahorros en los costos de los recursos de personal con sólo realizar un mínimo esfuerzo, esto quiere decir, que no necesita contratar a una o varias personas que constantemente estén supervisando y llevando el control de la información, y con este sistema usted podrá  supervisa todo y sólo necesita de un click para lograrlo.
La  propuesta está basada en un sistema controlado y definido por el usuario, el cliente por ejemplo decide que ventanas o que proceso desea activar cuando se encuentre al frente de la administración de la empresa. El sistema consta de un servidor dedicado al almacenamiento de la información de las operaciones diarias de la empresa, además de una computadora encargada únicamente a lo que es factorización, compra y venta de producto.

Se recomienda las siguientes características para el uso óptimo del sistema:
Utilizar la restauración del sistema dado el caso de alguna des configuración del software a utilizar y sus componentes.

Beneficios

Un mejor control en cuanto a entradas y salidas del producto, brindarle una mejor atención al cliente, ya que el proceso de venta sería más rápido , estar más avanzados en cuanto a tecnología con la competencia

NECESIDADES ACTUALES Y SOLICITUD: Lo cual representa una inversión en moneda local del costo aproximado del sistema anda alrededor de unos 30,000 lempiras en hardware y software.

Los cuáles serán cubiertos en su totalidad por sus propios recursos quedando a disponibilidad las opciones de pago.

Pero esta inversión vendrá a ayudar el funcionamiento general de la empresa y facilitar el trabajo del administrador en el almacenamiento de datos y ayudara a mejor la atención al cliente puesto que la información estará en el sistema y no se precisara ir hasta bodega para ver si  hay en existencia el producto solicitado también se calculara de una forma más fácil el cálculo de las planillas, los ventas y compras de producto, deudas y abonos a los proveedores y las deudas de la empresa con la empresa.

1.       CONDICIONES DE MERCADO: La región n.o y s.e, son los que tienen de preferencia el Mini súper el Preferido, actualmente se encuentra en proceso de expansión y de acuerdo a sus necesidades se debe adaptar su sistema de administración. un factor clave para la expansión de este mercado ha sido la preferencia de los hogares debido a sus bajos precios en comparación alos otros mini súper,   se prevé que las nuevas inversiones alentaran a los clientes a seguir prefiriendo este mini súper.

a.       Clientes: El mini súper está compuesto por individuos que consumen diariamente alimentos, este tipo de cliente se encuentra en las zonas urbanas y rurales.

Una familia típica está compuesta por 5 integrantes los cuales ingieren alimentos diariamente, y realicen sus compras en el mini súper         lo que lleva a la utilización del sistema al momento de pago.

b.    Institucionales: se encuentran hoteles, restaurantes, centros de salud, escuelas, colegios todos estos lugares consumen alimentos diariamente y realizan sus compras en este mini súper.

c.    Industriales: Entre los clientes industriales se encuentran la Purificadora de agua el Negrito  y empresas de los alrededores.

Alternativa del costo y beneficio del sistema

 

Costo de software y Hardware

Hardware y Software

HARDWARE

3 computadoras PENTIUM IV de 2.5 GHz, 2 GB de memoria RAM.
80 GB de Disco Duro equivalente o superior

Cableado

Swicht

Conectores RJ-45

Y otros materiales necesarios para la instalación de una Red.

SOFTWARE

Windows XP o nuevas versiones.
Programas como Microsoft office

Visual FoxPro 9.0 o nuevas versiones

Costos y Beneficios:

El Costo aproximado del sistema anda alrededor de unos 30,000 lempiras en hardware y software.

Pero esta inversión vendrá a ayudar el funcionamiento general de la empresa y facilitar el trabajo del administrador en el almacenamiento de datos y ayudara a mejor la atención al cliente puesto que la información estará en el sistema y no se precisara ir hasta bodega para ver si  hay en existencia el producto solicitado también se calculara de una forma más fácil el cálculo de las planillas, las ventas y compras de producto, deudas y abonos a los acreedores y las deudas de la empresa con la empresa.

Resumen de la propuesta

1)      Recomiendo el sistema  MAGIC RUNTINME, por las razones  que  facilita las ventas a los clientes.

2)      Obtendría un sistema más moderno.

3)      Su costo no sería más elevado ya que solo sería buscar  el nuevo sistema.

4)      Su beneficio no tendría tanto costo y obtendrá una mejor administración de los productos.

5)      Un mejor control de  egresos e ingresos  de los productos y el personal del área.

DIAGRAMA DE CONTEXTO

DIAGRAMA DE CONTEXTO CON ATRIBUTOS

 DIAGRAMA ENTIDAD RELACION

 DIAGRAMA DE GANTT

 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

 DIAGRAMA CARGO EMPLEADO

 DIAGRAMA EMPLEADOS

 DIAGRAMA PAGO ACREEDOR

 DIAGRAMA DE VENTA

 DIAGRAMA DE PRODUCTO

                                                         

DICCIONARIO DE DATOS USADOS EN EL SISTEMA

PRODUCTO

NOMBRE                                                          TIPO DECAMPO                                                                                    TAMAÑO
COD_PROD	NUMERICO	5
NOMBRE	CARACTER	13
PRECIO	NUMERICO	6
CANT_EXIST	C	6

                                                                                            

NOMBRE                                                         TIPO DE CAMPO                                                               TAMAÑO
COD_EMP	NUMERICO	5
ID_EMP	CARACTER	13
NOMBRE	CARACTER	30
DIREC	CARACTER	30
TEL	NUMERICO	8
SEXO	CARACTER	1
SUELD_B	N	8
HRS_XTRS	NUMERICO	5
SUELD_N	NUMERICO	6

EMPLEADO

PRODUCTO ACREDITADO

NOMBRE TIPO                                                     DE CAMPO                                                                TAMAÑO
COD_ACREE	NUMERICO	5
CANT	NUMERICO	6
COD_TIPO	NUMERICO	5
ID_ACREE	CARACTER	13
COD_PROD	NUMERICO	3

CARGO DEL EMPLEADO

NOMBRE                                                    TIPO DE CAMPO                                                     TAMAÑO
ID_EMP	CARACTER	13
CARGO	CARACTER	20
AREA_TRAB	CARACTER	20

TIPO PAGO ACREEDOR

NOMBRE                                                            TIPO DE CAMPO                                            TAMAÑO
COD_TIPO	NUMERICO	5
TIPO	CARACTER	20
TIEMPO PAGO	CARACTER	15
FECHA	DATE	8

ACREEDOR

NOMBRE                                                      TIPO DECAMPO                                                 TAMAÑO
ID_ACREE	CARÁCTER	13
NOMBRE	CARACTER	30
DIREC	CARACTER	30
TEL	NUMERICO	8
SEXO	CARACTER	9
SALDO	NJUMERICO	9